En la escuela nos enseñan a sumar, restar, a relacionarnos con otras personas, a negociar, a ser responsables de nuestras acciones… Sin embargo, durante la etapa infantil y juvenil quedan muchas asignaturas pendientes que nos tocará aprender durante la vida adulta. Esos aprendizajes se basan en el famoso “ensayo y error”, donde vamos autorregulándonos. Entre esas materias que debemos ir aprendiendo a lo largo de nuestra vida se encuentran la inteligencia emocional, manejo del estrés y la gestión del tiempo.
En la vida personal es importante saber gestionar los tiempos, pero en el ámbito profesional es más importante aún. Cuando nos llegan un montón de tareas que realizar, el jefe nos pide una más, una compañera nos pide ayuda… ¿qué hacemos? ¿Por dónde empezamos?
La matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una herramienta tremendamente útil para la gestión del tiempo, de manera que clasifica las tareas para saber cuál debemos ejecutar primero. Existen tareas urgentísimas que deben llevarse a cabo de inmediato, mientras que otras pueden posponerse para el final del día. Así, se pueden dividir las tareas según su importancia y su urgencia.
Este instrumento es especialmente eficaz para identificar aquellas acciones que podemos delegar o eliminar de nuestra mente. Nos facilita la organización, distinguiendo aquello que es posible posponer y lo que se debe terminar rápidamente. De esta manera, podremos evitar ese tiempo extra de trabajo. Es una buena forma de invertir tiempo con calidad.
No obstante, debes sentarte a pensar en cómo clasificas todas esas tareas pendientes, distinguiendo lo urgente de lo que no lo es, así como lo importante. Se recomienda que las personas que utilicen esta matriz posean habilidades relacionadas con el liderazgo. Esto se debe a que se debe saber a quién delegar cada tarea, y conocer a las personas responsables en cada momento.
Tareas de dos minutos de realización
A pesar de lo que se presenta en la matriz de Eisenhower sobre la gestión del tiempo, existen algunas excepciones. Se recomienda que si surge una tarea que se puede resolver en dos o tres minutos, la hagamos sobre la marcha. Si la dejamos para más tarde, tendremos esa mini tarea en la cabeza todo el tiempo, y no nos dejará estar 100% concentrados en los que estemos haciendo.
Este es el caso de la llegada de un correo electrónico. Tenemos la manía de dejar el correo electrónico abierto cuando estamos trabajando, y si nos llega uno, lo abrimos sobre la marcha. Aquí hay que hacer algunas apreciaciones. Si ese correo lo podemos responder en uno o dos minutos, y otra persona depende de nuestra respuesta para seguir trabajando, responderemos. Pero no debemos mirar el correo cada 10 minutos a ver si tenemos alguna novedad. Siempre dependerá de nuestro puesto de trabajo, pero en un trabajo de oficina, como administrativo, con revisar la bandeja de entrada cada dos horas, es más que suficiente.
Fijar objetivos
Otra manera bastante común para una adecuada gestión del tiempo es marcarse objetivos a alcanzar en un plazo determinado. Aquí se pueden diferenciar los objetivos a largo plazo, a medio plazo y a corto plazo. Los objetivos a largo plazo podrían ser los propios de la empresa en la que trabajemos o del proyecto que estemos ejecutando. Suelen extenderse alrededor de un año. A medio plazo, estaríamos hablando de objetivos que se pretenden conseguir en un plazo de 3-6 meses. Y los objetivos a corto plazo, son aquellos que se desean alcanzar en aproximadamente un mes.
Como idea, para nuestro día a día, proponemos plantear objetivos semanales con las tareas que debemos realizar sí o sí. Por ejemplo: tengo que hacer el informe de evaluación del proyecto antes del viernes. Que, por lo menos las tareas más importantes, queden reflejadas en un tablón organizador. De esta manera, procrastinar será mucho más complicado.
Si no sabes diseñar objetivos, te aconsejas que busques la metodología SMART, con la que podrás fijar objetivos de manera sencilla.
¿Y tú? ¿Cómo tratas de gestionar tu tiempo para aprovecharlo al máximo? ¿Tienes algún truco? Seguiremos escribiendo para darte ideas que puedan ayudarte en tus tareas diarias. ¡Presta atención a las publicaciones de nuestro blog!
